1. Pendahuluan

1.1 Tujuan Dokumen

Dokumen ini menjelaskan persyaratan, peran, hak, kewajiban, dan alur kerja yang harus dipahami client baru yang ingin menggunakan layanan LOGIX (Gudangku) — baik dari sisi OMS (penjual) maupun WMS (gudang).

Dokumen ini berfokus pada cara mengoperasikan layanan, bukan cara membangunnya. Dokumen menjadi acuan saat onboarding, penyusunan SOP internal client, dan kesepakatan pembagian tanggung jawab antara penjual, gudang, dan platform.

1.2 Tentang LOGIX

LOGIX adalah platform Warehouse Management System (WMS) + Order Management System (OMS) yang mengelola siklus lengkap pergudangan dan pemenuhan pesanan secara real-time:

LOGIX menghubungkan penjual yang menerima pesanan dari marketplace/omnichannel dengan gudang yang melakukan pemenuhan pesanan, dalam satu layanan terpadu. Seluruh mesin pengolah, integrasi, dan infrastruktur dikelola sepenuhnya oleh platform.

1.3 Dua Aktor Utama

Satu gudang (WMS) dapat melayani banyak penjual (OMS), dan satu penjual dapat menitipkan stok di beberapa gudang.

2. Definisi & Istilah

3. Ruang Lingkup Layanan

3.1 OMS (untuk Penjual)

• Master produk & SKU, product group, harga.
• Auto-import pesanan dari marketplace (Shopee, Tokopedia, TikTok) — integrasi disiapkan platform, lihat Bab 4.
• Pembuatan inbound (pengadaan ke gudang).
• Pemantauan stok real-time, mutasi, nilai stok, rekap bulanan.
• Notifikasi stok menipis/berlebih (Telegram).
• Pemantauan & pembayaran tagihan gudang.
• Laporan performa gudang & status pesanan.
• Transfer stok antar gudang.

3.2 WMS (untuk Gudang)

• Pemrosesan inbound (penerimaan s.d. peletakan di rak).
• Manajemen stok, rak, dan stock opname.
• Pemrosesan outbound massal (siapkan → kemas → manifest → kirim).
• Penanganan retur & komplain.
• Master data: material packing, rak, logistik, bank, harga jasa.
• Pencatatan tenaga kerja & statistik operasional untuk pengupahan.
• Penerbitan tagihan ke OMS & pembayaran fee platform.
• Dashboard real-time.

4. ⚙️ Proses yang Disiapkan oleh Tim IT Platform (Setup Manual)

5. Persyaratan Perangkat & Infrastruktur (SOP Perangkat)

Sebelum go-live, setiap gudang (WMS) dan penjual (OMS) wajib menyiapkan perangkat berikut.

6. Peran & Tanggung Jawab Pengguna

6.1 OMS — Penjual (Marketing & Purchasing)

Pihak penjual yang memiliki barang dan pesanan, namun menitipkan operasional gudang ke WMS. Lingkup akses: 1 corporate — membuat pesanan, membuat inbound, melihat stok, memantau tagihan. Tidak memiliki akses ke proses fisik gudang.

6.2 WMS — Gudang (Fulfillment)

Pihak gudang yang menjalankan operasional fisik. Lingkup akses: 1 gudang — inbound, picking, packing, manifest, shelfing, opname, retur, serta mengelola master data gudang.

6.3 Ringkasan Pemisahan Tanggung Jawab

7. Keuntungan Menggunakan LOGIX

7.1 Untuk OMS (Penjual)

7.2 Untuk WMS (Gudang)

8. Kewajiban Pengguna

8.1 Kewajiban OMS (Penjual)

1. Mapping produk & SKU sebelum bertransaksi; konsisten dengan listing marketplace.
2. Titik retur & alamat pengiriman = alamat gudang.
3. Bertanggung jawab atas pengadaan/inbound ke gudang tujuan.
4. Membayar tagihan gudang setiap bulan tepat waktu + bukti pembayaran.
5. Mengelola ketersediaan stok (pantau, set threshold, pengadaan ulang).
6. Menyediakan informasi yang diminta untuk integrasi toko (disetup platform).

8.2 Kewajiban WMS (Gudang)

1. Memproses inbound sesuai SOP (receiving → unpacking → validating → shelfing).
2. Memproses outbound tepat waktu — tidak ada keterlambatan pengiriman (SLA).
3. Melakukan stock opname berkala.
4. Memproses retur & komplain.
5. Membayar fee platform sesuai ketentuan.
6. Menginput master data gudang — material packing, rak, logistik, bank, harga jasa (pricing).
7. Menerbitkan tagihan bulanan ke OMS & memverifikasi pembayaran.
8. Mendaftarkan tenaga kerja (contributor).

9. Alur Kerja Operasional (End-to-End)

[SETUP AWAL]
  Tim IT Platform: akun, hak akses, integrasi (webhook/marketplace/bot), aktivasi modul
  OMS: produk & SKU, sediakan info integrasi toko, hubungkan Telegram
  WMS: gudang, rak, material packing, logistik, bank, pricing, contributor
        │
        ▼
[INBOUND — Pengadaan]                              (OMS buat → WMS proses)
  OMS  : buat inbound (kirim barang ke gudang)
  WMS  : terima → bongkar/hitung → validasi → letakkan ke rak
        │  (stok masuk ke sistem setelah selesai)
        ▼
[STOK]                                             (OMS pantau, WMS kelola)
  - Stok real-time, mutasi, nilai stok, rekap bulanan
  - Notifikasi stok menipis/berlebih ke OMS (Telegram)
  - Stock opname & penyesuaian (WMS)
        │
        ▼
[OUTBOUND — Pesanan]                               (pesanan masuk → WMS proses)
  Order masuk (auto dari marketplace / manual / import bulk)
  WMS  : siapkan (picking) → kemas (packing) → manifest per logistik → serah kurir → terkirim
        │
        ▼
[RETUR & KOMPLAIN] (opsional)                      (OMS ajukan → WMS proses)
  Komplain (rusak/kurang/salah) → disetujui → kirim ulang / refund
  Permintaan retur → disetujui → barang kembali → stok bertambah lagi
        │
        ▼
[TAGIHAN — Bulanan]                                (WMS terbitkan → OMS bayar)
  WMS  : terbitkan tagihan dari rekap transaksi bulanan
  OMS  : bayar (pilih bank + unggah bukti)
  WMS  : verifikasi (setuju / tolak)
        │
        ▼
[FEE PLATFORM]                                     (WMS → Platform)

10. SOP per Tahapan

10.1 SOP Inbound (WMS) — 4 Tahap Wajib

10.2 SOP Outbound (WMS)

10.3 SOP Retur & Komplain

• Komplain (rusak/kurang/salah) untuk pesanan yang sudah dikirim → WMS setuju/tolak → kirim ulang atau refund.
• Permintaan retur → disetujui → barang kembali → stok bertambah lagi.

10.4 SOP Stock Opname (WMS)

1. Buat permintaan penyesuaian (draft).
2. Proses → setujui/tolak, atau lakukan opname (set qty = hasil hitung fisik).
3. Selisih tercatat otomatis sebagai mutasi stok.

11. Pembagian Tugas Onboarding: Client vs Tim IT Platform

11.1 Disiapkan Tim IT Platform

• [PLATFORM] Pembuatan akun corporate/gudang + hak akses user.
• [PLATFORM] Integrasi marketplace (Shopee/Tokopedia/TikTok).
• [PLATFORM] Setting webhook ke sistem eksternal client.
• [PLATFORM] Provisioning bot notifikasi (Telegram).
• [PLATFORM] Aktivasi modul/fitur sesuai paket.
• [PLATFORM] Wiring dashboard real-time & langganan notifikasi.

11.2 Dilakukan WMS (Gudang)

• Registrasi data gudang (nama, alamat, kode, telepon, logo, zona waktu).
• Setup rak beserta posisi/slot (penamaan konsisten).
• Input material packing + harga.
• Daftarkan logistik & bank penerima.
• Konfigurasi pricing (fee storage/handling/packing) per corporate.
• Daftarkan contributor (tenaga kerja).

11.3 Dilakukan OMS (Penjual)

• Input produk & SKU (+ product group bila perlu).
• Sediakan info toko untuk integrasi marketplace (disetup platform).
• Selesaikan langkah final koneksi Telegram sesuai panduan.
• (Disarankan) Set threshold stok per produk per gudang.
• Set alamat pengirim/retur = alamat gudang di channel penjualan.
• Buat inbound pertama untuk mengisi stok awal.

12. Model Tagihan (Billing)

LOGIX memiliki dua arah tagihan:

12.1 Tagihan Jasa Gudang: WMS → OMS (bulanan)

1. WMS  : terbitkan tagihan dari rekap transaksi bulanan
2. OMS  : bayar — pilih bank tujuan + unggah bukti
3. WMS  : verifikasi pembayaran (setuju / tolak)
          (ditolak → OMS perbaiki & kirim ulang)

• Nominal tagihan mengikuti rekap (terkunci).
• Komponen biaya berasal dari konfigurasi pricing WMS (storage, handling, packing, dll).
• OMS dapat melihat total tagihan belum lunas & rincian per periode.

12.2 Fee Platform: WMS → Platform

• WMS membayar biaya layanan LOGIX sesuai ketentuan langganan/komersial.

12.3 Masa Trial, MOU & Biaya Setup

Masa Trial

• Layanan dimulai dengan masa percobaan (trial) minimal 1 (satu) bulan — dapat berlangsung lebih dari 1 bulan.
• Trial berlaku hingga MOU (Nota Kesepahaman) diajukan platform dan disepakati kedua pihak.
• Bulan dimulainya MOU tidak ditetapkan di awal — bisa bulan ke-2, ke-3, dan seterusnya, menyesuaikan kesiapan & kesepakatan. Yang pasti, trial berjalan minimal 1 bulan.

Biaya Setup (terhutang)

• Biaya setup awal bersifat terhutang selama masa trial — pekerjaan setup dikerjakan lebih dulu dan belum ditagihkan.
• Biaya setup ditagihkan pada bulan berikutnya setelah masa berbayar dimulai, yaitu ketika salah satu kondisi berikut tercapai (mana yang berlaku lebih dulu):
  1. Layanan mulai dihitung/ditagihkan, atau
  2. MOU disepakati.
• Pada penagihan pertama, biaya setup yang terhutang ditagihkan bersama tagihan layanan periode pertama.

Ilustrasi waktu:

Trial (≥ 1 bulan)                          Masa Berbayar
│ setup dikerjakan → biaya setup: TERHUTANG (belum ditagih)
│ ...... durasi trial bisa lebih dari 1 bulan ......
│                       ▼ MOU disepakati / layanan mulai dihitung
│                                            ▼ bulan berikutnya
│                          Tagihan #1 = biaya setup (terhutang) + layanan periode-1

13. Ketentuan Kerahasiaan & Hak Atas Layanan

1. Hak guna, bukan hak milik. Client memperoleh hak mengakses & menggunakan layanan LOGIX. Tidak ada pengalihan kepemilikan atas sistem, kode sumber, basis data, desain, atau arsitektur.
2. Kekayaan intelektual platform. Seluruh alur internal, mekanisme integrasi, struktur data, parameter, dan teknologi LOGIX adalah milik platform dan dilindungi sebagai rahasia dagang.
3. Larangan replikasi & rekayasa balik. Client tidak diperkenankan menyalin, merekayasa balik (reverse engineer), atau membangun sistem turunan/pesaing berdasarkan akses, tampilan, dokumen, atau perilaku layanan ini.
4. Kerahasiaan dokumen. Dokumen ini bersifat rahasia & terbatas; tidak untuk disebarluaskan di luar keperluan onboarding tanpa izin tertulis platform.
5. Integrasi tetap di sisi platform. Komponen sensitif (webhook, integrasi marketplace, bot, akun, hak akses, parameter sistem) hanya dikelola platform dan tidak diserahkan ke client.

14. Perlindungan & Kerahasiaan Data Client

14.1 Kepemilikan Data

• Data tetap milik client. Seluruh data yang Anda masukkan — produk, SKU, stok, pesanan, data penerima/pembeli, transaksi, dan dokumen — sepenuhnya milik client.
• Platform bertindak sebagai pengelola/pemroses data semata-mata untuk menjalankan layanan, dan tidak mengklaim kepemilikan atas data tersebut.

14.2 Penggunaan Data Secara Terbatas

• Data hanya digunakan untuk menyediakan & mengoperasikan layanan (memproses pesanan, stok, tagihan, notifikasi, laporan).
• Platform tidak menjual, menyewakan, atau membagikan data client ke pihak ketiga untuk tujuan komersial/iklan.
• Pembagian ke pihak ketiga hanya bila: (a) diperlukan untuk menjalankan layanan (mis. kurir untuk pengiriman), (b) atas persetujuan client, atau (c) diwajibkan oleh hukum.

14.3 Isolasi Antar-Client (Multi-Tenant)

• Data setiap corporate & gudang terpisah dan terisolasi. Satu client tidak dapat melihat data client lain.
• Akses dibatasi berbasis peran (role-based): OMS hanya melihat data corporate-nya, WMS hanya data gudangnya.

14.4 Keamanan Data

14.5 Kerahasiaan Data Pelanggan Akhir

• Data penerima pesanan (nama, alamat, kontak) diperlakukan rahasia dan hanya dipakai untuk pemrosesan & pengiriman pesanan.

14.6 Backup & Pemulihan

• Platform melakukan backup data berkala dan memiliki prosedur pemulihan untuk meminimalkan risiko kehilangan data.

14.7 Akses & Portabilitas Data

• Client dapat mengakses & meng-export datanya sendiri kapan saja (mis. mutasi stok, riwayat transaksi, kontribusi operasional — format CSV).
• Saat kerja sama berakhir, client berhak meminta salinan (export) seluruh data miliknya.

14.8 Retensi & Penghapusan

• Data disimpan selama masa kerja sama dan sesuai kebutuhan operasional/hukum.
• Setelah kerja sama berakhir, atas permintaan client, data dapat dihapus sesuai kebijakan retensi & ketentuan hukum yang berlaku.

14.9 Pemberitahuan Insiden

• Bila terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data client, platform akan memberitahukan client dan mengambil langkah penanganan secepatnya.

14.10 Kepatuhan

• Platform menjalankan praktik perlindungan data sesuai peraturan yang berlaku, termasuk UU Pelindungan Data Pribadi (PDP) di Indonesia.

15. SLA & Ketentuan Layanan

Ketentuan tambahan:

• Penyimpangan dari SOP perangkat (Bab 5) dapat memengaruhi akurasi & SLA.
• Keterlambatan pembayaran tagihan/fee dapat berdampak pada kelangsungan layanan sesuai kesepakatan komersial.

16. Lampiran

16.1 Tahapan Status Pesanan (Outbound) — istilah bisnis

Diterima → Disiapkan → Dikemas → Siap Kirim (Manifest) → Dikirim (cabang: Dibatalkan, Komplain, Diretur)

16.2 Tahapan Status Inbound — istilah bisnis

Dibuat → Dikirim → Diterima Gudang → Dibongkar/Dihitung → Divalidasi → Selesai (masuk stok)

16.3 Tahapan Status Tagihan — istilah bisnis

• Tagihan: Diterbitkan → Dibayar (menunggu verifikasi) → Disetujui / Ditolak

16.4 Peran/Role di Layanan

Dokumen ini bersifat rahasia & terbatas. LOGIX disediakan sebagai layanan terkelola; komponen integrasi & konfigurasi sensitif disiapkan dan dikelola sepenuhnya oleh Tim IT Platform.